第249回 「記憶は消え去るが、記録は残る。」 担当職務のマニュアルの作成
第249回
「記憶は消え去るが、記録は残る。」
担当職務のマニュアルの作成
◆3/31土曜日、久しぶりに、90歳の従兄(いとこ)と、ランチしました。
※従兄(私より年上の、男性のいとこ)
※彼は、私の伯母(おば、私の母の実姉)の長男
◆今回は、この従兄の事務所で、働いている女性事務員の、話題です。
※彼女は、『従兄の次男』の子供です。
※30代後半の、独身女性です。
1.担当職務(仕事)のマニュアルの作成
⑴彼女の机の、透明のデスクマットの下には、
①色分けされた、ポスト・イット(付箋、ふせん)に、②キー・ワードや作業の流れ(フロー)が、
綺麗な文字で、書かれていました。
⑵また、机の上の、ブック・エンド(本立て)には、「年度別のファイル」が、並べられていました。
①顧客と『やりとり』した、
◆「現物の書類」が、
◆さらに、「注意事項」も書き加えられて、
時系列的(じけいれつ_てき)に、ファイル(保管)されていました。
②自分自身が、病気や交通事故で、急に、『長期欠勤』する場合に備えて、
◆代理の方(ピンチ・ヒッター)が、
◆支障なく、業務を円滑(えんかつ)に、処理できる様に、
上記の様な「担当マニュアル」を、日頃(ひごろ)から、用意しておきましょう。
2.「記憶は消え去るが、記録は残る。」
◆ビジネスでは、「記憶に頼る」のは、危険です。
◆また、口頭のみで、『業務推進』していくのも、危険を伴います。
⑴備忘録(びぼうろく)＝メモ
①『備忘(びぽう)』とは、「忘れた時の為に、備えておくこと。」です。
②キー・ポイント、キー・ワードのみを、書き留めておく。
◆幹(みき、根幹の部分)のみでOK。
◆枝葉末節(しよう_まっせつ)の部分は、
省(はぶ)きます。
※「枝葉」も『末節』も、同じ意味。
※本質から外(はず)れた、「些末(さまつ)なこと」『些細(ささい)な部分』
⑵メモを、そのまま保管・保存
①時間が無い、多忙の時には、メモ(備忘録)をそのまま、「台紙・A4サイズの紙」に、セロテープで貼り付けて、保管していきます。
②時間に余裕がある時に、
◆そのメモを『清書』して、
◆さらに、補足事項を追加して、
充実させて、いきましょう。
以上です。
